Perancangan Sistem Enterprise

Procurement (Pembelian)

Proses Dasar Pembelian (Basic Procurement Proccess)

Diagram ini menunjukkan bahwa langkah awal dalam proses ini adalah membuat daftar permintaan, yang kemudian diubah menjadi pesanan pembelian dan dikirim ke vendor. Ketika vendor menerima pesanan pembelian, vendor mengirimkan bahan-bahan, yang diterima pihak pemesanan dalam menerima langkah bahan. Pihak pemesanan juga menerima faktur dari vendor, dan kemudian melakukan pembayaran ke vendor.

Data Organisasi dalam Pengadaan (Organizational Data in Procurement)

Proses pengadaan dilaksanakan dalam konteks tingkat organisasi tertentu. Tingkat organisasi yang relevan dengan proses pengadaan termasuk klien, kode perusahaan, dan pabrik. Sebagian besar kegiatan dalam proses pengadaan terjadi dalam kode perusahaan. Dalam konteks pengadaan, sebuah pabrik adalah lokasi di mana material diterima. Oleh karena itu kami menyebutnya sebagai pabrik penerima, sebagai lawan dari sebuah pabrik manufaktur, di mana barang benar-benar diproduksi.

Tiga data organisasi tambahan relevan untuk pembelian: lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan kelompok pembelian 

Lokasi Penyimpanan (Storage Location)

Lokasi penyimpanan adalah tempat di dalam pabrik di mana bahan disimpan sampai mereka dibutuhkan. Sebuah pabrik dapat memiliki beberapa lokasi penyimpanan, yang masing-masing ditujukan untuk tujuan yang berbeda (misalnya area pementasan, area pemeriksaan) atau menyimpan jenis material tertentu (misalnya, barang setengah jadi).
Lokasi penyimpanan yang lebih spesifik termasuk rak, tempat sampah, lemari, dan baki. Lokasi berkisar dari tempat sampah kecil hingga seluruh bangunan, tergantung pada ukuran bahan yang disimpan.

Purchasing organization

Organisasi pembelian adalah unit dalam suatu perusahaan yang melakukan kegiatan strategis yang berkaitan dengan pembelian untuk satu atau lebih tanaman.
Ini mengevaluasi dan mengidentifikasi vendor, dan merundingkan kontrak dan perjanjian, penetapan harga, dan persyaratan lainnya.
Suatu perusahaan dapat memiliki satu atau lebih organisasi pembelian. Biasanya, ada tiga model organisasi pembelian: tingkat perusahaan, tingkat perusahaan, dan tingkat pabrik.
Model-model ini berkisar dari sangat terpusat hingga sangat terdesentralisasi

Three Level Purchasing Organization

Organisasi pembelian tingkat perusahaan, juga dikenal sebagai organisasi pembelian kode perusahaan lintas, adalah model yang paling terpusat. Hanya ada satu organisasi pembelian untuk keseluruhan perusahaan dan semua tanaman di dalam perusahaan.
Dengan organisasi pembelian tingkat perusahaan, juga dikenal sebagai model lintas pabrik, organisasi pembelian tunggal bertanggung jawab untuk beberapa pabrik dalam satu kode perusahaan.
Model yang paling terdesentralisasi adalah organisasi pembelian tingkat-tanam, juga dikenal sebagai organisasi pembelian khusus tanaman, di mana setiap pabrik memiliki organisasi pembelian sendiri.

1. enterprise-level purchasing organization

2. company-level purchasing organization

3. plant-level purchasing organization

Grup Pembelian (Purchasing Group)

Sedangkan organisasi pembelian bertanggung jawab untuk aspek-aspek strategis pembelian, seperti negosiasi kontrak dengan vendor, kelompok pembelian melakukan kegiatan pembelian sehari-hari.
Kelompok pembelian adalah individu atau sekelompok individu yang bertanggung jawab untuk membeli kegiatan untuk bahan atau sekelompok bahan. Kegiatan ini termasuk perencanaan, membuat daftar permintaan pembelian, meminta kutipan dari vendor, dan membuat dan memantau pesanan pembelian Kelompok pembelian tidak selalu merupakan entitas dalam perusahaan. Beberapa bisnis mengalihkan aktivitas grup.

Master Data

Empat tipe data utama yang relevan dengan proses pembelian adalah master materi, master vendor, catatan info pembelian, dan ketentuan.
Keempat jenis ini terintegrasi dalam berbagai kombinasi selama proses pengadaan.

Material Master

Data akuntansi keuangan termasuk mata uang penilaian, kelas penilaian, dan kontrol harga. Mata uang penilaian adalah mata uang yang akan diberi harga, seperti dolar AS atau euro.
Komponen kunci lain dari master material adalah data atau tampilan pembelian. Data kunci dalam tampilan pembelian adalah kelompok pembelian, waktu pemrosesan penerimaan barang, dan toleransi pengiriman.
Tampilan penyimpanan data / penyimpanan mencakup data yang diperlukan untuk menyimpan materi dengan benar.

Vendor Master

Data master vendor meliputi data yang diperlukan untuk melakukan bisnis dengan vendor dan untuk melaksanakan transaksi yang terkait dengan proses pembelian. Data dalam master vendor dikelompokkan menjadi tiga segmen: data umum, data akuntansi, dan data pembelian.